Gestión Documental de la Información

Normatividad Interna:

·  Política y lineamientos de Gestión Documental y de la información

Normatividad Externa:

· Ley General de Archivos: Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

· Ley de Comercio Electrónico: Ley 527 del 18 de agosto de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

· Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional: Ley 1712 de 2014.

· Directiva 026-2020, Procuraduría General de la Nación: Diligenciamiento de la información en el índice de transparencia y acceso a la información - ITA - de conformidad con las disposiciones del artículo 23 de la Ley 1712 de 2014

Normas técnicas guía:

· ISO 30301:2009 Establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental.

· ISO 27001:2013 Sistemas de Gestión de la seguridad de la información.

· NTC 4095 de 2013 Norma Técnica Colombiana para la descripción Archivística.

· Cuadro de Clasificación Documental CCD

· Tablas de Valoración Documental TVD

· Tablas de Retención Documental TRD

· Formato único de Inventario Documental FUID

· Acta de Transferencia

· Transferencia documental

· Préstamo de documentos

· Testigo documental

· Hoja de control

· Acta de eliminación documental

Para llevar a cabo una correcta Gestión Documental y de archivo se deben seguir los lineamientos expuestos en la política y que contiene los siguientes pasos:

1. Planeación: Inicia desde la realización del diagnóstico integral de gestión documental hasta la verificación del cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo, orientada a los principios y objetivos establecidos, cumpliendo con los recursos y tiempo para su ejecución.

2. Producción: La documentación es generada por las diferentes áreas en cumplimiento de sus funciones donde deben estar registradas en la Tabla de Retención Documental (TRD), en sus debidas series y subseries.

3. Gestión y tramite: Inicia desde la vinculación del trámite la recepción de la solicitud ejecutando las actividades de registro, distribución, trámite, acceso, consulta, seguimiento y control del documento hasta la resolución de los asuntos de manera oportuna.

Este proceso se deberá realizar a través de la herramienta (SharePoint), con el fin de asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original.

4. Organización: Busca generar las actividades de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la Institución en la fase de gestión y central, así como el diligenciamiento de instrumentos archivísticos.

5. Transferencia: Se debe desarrollar un cronograma de transferencias documentales primarias y secundarias una vez cumplidos los tiempos de permanencia de conformidad con el ciclo vital del documento (Gestión y Central) atendiendo los tiempos establecidos con las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas de Valoración Documental (TVD) que hayan cumplido su tiempo de retención en las etapas de Archivo de Gestión o del Archivo Central.

6. Disposiciones del documento: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su Selección, Conservación Total, Digitalización y/o eliminación.

7. Preservación a largo plazo: Consiste en la implementación de acciones que inician en la planeación de los documentos físicos y electrónicos, con el fin de garantizar la permanencia en el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD), de una forma íntegra, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

La implementación de las actividades relacionadas en el procedimiento de planeación documental e indiquen cómo se debe elaborar, organizar y custodiar los documentos de archivo en pro de la preservación mediante los años, sea física o electrónicamente.

8. Préstamo y Consulta: Atender las solicitudes de información realizadas en las diferentes etapas del Ciclo Vital de los Documentos, mediante el acceso a la documentación generada por las diferentes áreas de Uniempresarial dando cumplimiento a la normatividad legal vigente.

El procedimiento inicia con la presentación de la solicitud de consulta o préstamo (correo electrónico, memorando u oficio), continua con la localización en inventario documental, el diligenciamiento del formato, para la realización de la consulta.